Conservazione digitale: inquadramento normativo

In Italia la possibilità di conservare documenti in formato digitale con pieno valore legale è regolata dal DPCM 3 dicembre 2013 (e dalle successive linee guida del AgID), nell’ambito del framework previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).

Secondo queste regole tecniche, è possibile sostituire un documento cartaceo con la sua versione digitale (tramite scansione + conservazione sostitutiva), a patto di rispettare requisiti stringenti: integrità, autenticità, leggibilità nel tempo, evidenza della data e dell’ora (marca temporale), protezione da alterazioni, e conservazione in un ambiente che garantisca sicurezza, backup e tracciabilità.

Di fatto, la “conservazione digitale a norma” rende il documento informatico — se gestito secondo regole — equivalente, dal punto di vista legale e probatorio, all’originale cartaceo.

Quali documenti aziendali possono essere conservati “solo” in digitale

Ecco alcune categorie di documenti che, per normative vigenti o prassi consolidate, possono essere conservate esclusivamente in formato digitale:

• Fatture elettroniche (attive e passive). Dal momento che la fattura viene emessa in formato elettronico, ricezione e conservazione digitale sono la prassi — e la conservazione cartacea non è necessaria.

• Documentazione contabile e fiscale: libri contabili, registri fiscali, scritture obbligatorie. Se dematerializzati secondo le regole, la conservazione può essere digitale, con validità ai fini fiscali e legali.

• Documenti amministrativi e contratti firmati digitalmente: accordi, contratti, atti, se sottoscritti con firma digitale (o altro tipo di firma riconosciuta) e inseriti in sistema di conservazione a norma.

• Documentazione ricevuta / inviata via strumenti digitali: ad esempio la corrispondenza via Posta Elettronica Certificata (PEC), se archiviata con criterio di conservazione digitale a norma.

• Documenti internamente generati digitalmente — report, pratiche, registrazioni elettroniche, documenti “nativi digitali” — che non hanno mai avuto versione cartacea e che restano in formato elettronico fin dall’inizio. In questi casi la conservazione digitale è la modalità naturale e normativamente accettata.

In sintesi: molti documenti “vivi” di un’azienda — fatture, contratti, registrazioni contabili, comunicazioni digitali — possono e spesso devono essere gestiti esclusivamente in digitale, se la conservazione è a norma.

Quando è obbligatoria la conservazione digitale (o fortemente consigliata)

• Nel caso delle fatture elettroniche: per legge queste sono emesse e conservate in formato digitale; la conservazione cartacea sarebbe ridondante.

• Per la documentazione contabile/fiscale che deve essere tenuta per un certo numero di anni: la conservazione digitale garantisce facile reperibilità, integrità e compliance.

• Per semplificare le operazioni in azienda: archivi digitali ben gestiti riducono costi di spazio, tempo di ricerca, rischi di perdita o deterioramento dei documenti cartacei — quindi anche in assenza di obblighi specifici, è spesso la scelta più sensata.

Cosa occorre per avere validità legale nella conservazione digitale

Non basta “scansionare e salvare”. Perché il documento digitale abbia valore probatorio e possa sostituire l’originale, la conservazione deve rispettare requisiti:

• Apposizione di firma digitale e marca temporale (o altro meccanismo che attesti data/ora certa) per fissare l’istantanea del documento.

• Uso di un sistema di conservazione conforme: infrastruttura protetta, backup, controllo accessi, garanzia di immodificabilità del file.

• Redazione e mantenimento di un Manuale di conservazione, che descrive ruolo dei soggetti, procedure, controlli, architettura e misure di sicurezza — come richiesto nella normativa.

• Tracciabilità e audit trail: ogni operazione su documenti deve essere registrata (accessi, modifiche, trasferimenti), per garantire trasparenza e verificabilità in caso di controlli.

Solo con questi elementi la conservazione digitale raggiunge lo status di “conservazione a norma”.

Alcune eccezioni e casi in cui la versione cartacea può essere ancora necessaria

Non sempre è possibile — o conveniente — dematerializzare tutto:

• Alcune categorie particolari, per motivi normativi o regolamentari, possono richiedere che l’originale cartaceo venga conservato. Ad esempio, in alcuni casi previsti dal DPCM 21 marzo 2013 — che identifica “tipologie di documenti analogici originali unici” — l’originale deve essere conservato, salvo che la digitalizzazione venga certificata da notaio o pubblico ufficiale.

• Documenti di particolare valore “storico” o “archivistico”: in alcune imprese o enti, in base alla loro natura, può essere richiesto mantenimento dell’originale analogico.

• Dove è necessario garantire la firma autografa su un originale su carta – anche se sempre più spesso la firma elettronica sostituisce quella manuale.

• Se l’azienda non dispone di un sistema di conservazione a norma: in questo caso la sola copia digitale non garantisce validità legale, e mantenere la versione cartacea può essere prudenziale.

Conclusione: la scelta digitale è possibile — con rigore e consapevolezza

Sì: molti documenti aziendali possono essere conservati esclusivamente in formato digitale e mantenere piena validità legale, fiscale e probatoria. Fatture elettroniche, documenti contabili, contratti, corrispondenza digitale, registrazioni interne: tutto può (e spesso deve) vivere in forma digitale, a patto di seguire una procedura di "conservazione a norma".

Ma non basta “digitalizzare” e archiviare: è fondamentale adottare un sistema certificato, predisporre le misure tecniche e organizzative richieste, e valutare caso per caso — alcune tipologie potrebbero richiedere l’originale analogico.

In un mondo sempre più digitalizzato, fare questo passaggio con consapevolezza significa non solo ridurre carta e costi, ma garantire efficienza, sicurezza e conformità normativa nel lungo periodo.