Smaterializzazione e archiviazione cartacea

Scegliere Soft Works 2000 significa affidarsi ad un partner affidabile e pronto a risolvere tutti i problemi legati alla gestione di archivi cartacei.

 

Soft Works 2000 si avvale per la smaterializzazione e lo stoccaggio fisico dei documenti di partner in possesso di tutte le certificazioni di Legge.

 

Soft Works 2000 offre una gamma di servizi svolti ad ottimizzare le esigenze di consultazione, sicurezza e tempestività.

 

La necessità di ogni azienda di conservare e custodire la propria documentazione deriva dall’esigenza di ottemperare alle disposizioni di legge per ogni adempimento fiscale e tributario, dalla mancanza di spazi e dai costi elevati per la gestione di personale idoneo.

 

Ma cosa vuol dire affidare i propri archivi in outsourcing?

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• Ottimizzazione degli spazi lavorativi

• Archivio sempre in ordine e documenti facilmente reperibili

• Accoglienza dei vostri dipendenti in caso di consultazione o di visita fiscale / audit

 

La vostra documentazione sarà conservata in strutture adeguate e regolarmente dotate di tutte le disposizioni di Legge:

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• Impianto di rilevazioni di fumo

• Impianto antincendio

• Armadi ignifughi

• Impianto antintrusione

• Servizio di vigilanza esterna H24

• Sistema di video sorveglianza

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Le varie fasi dell’archiviazione cartacea possono essere riassunte brevemente:

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• Fornitura dei cartoni atti a contenere la documentazione

• Imballo del materiale all’interno dei cartoni

• Assegnazione del barcode e/o del codice numerico cliente, che garantisce anonimato e privacy

• Indicizzazione informatica e registrazione sul nostro software

• Trasporto delle scatole presso il deposito

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Per la consultazione dei documenti eventualmente digitalizzati, al Cliente sono forniti uno o più account di accesso al nostro Portale WEB. Gli accessi ai documenti potranno essere in sola lettura o in lettura/scrittura, anche sulla base dell’organizzazione aziendale del Cliente.