Obblighi legali nella digitalizzazione dei documenti: cosa dice la normativa

La digitalizzazione dei documenti rappresenta un passo fondamentale per aziende e professionisti che vogliono migliorare la gestione documentale, ridurre i costi di archiviazione e garantire una maggiore sicurezza delle informazioni. Tuttavia, questo processo deve essere svolto nel rispetto delle normative vigenti per garantire la validità legale dei documenti digitalizzati.

Normativa sulla digitalizzazione e conservazione digitale

La digitalizzazione documentale è regolamentata da diverse normative nazionali ed europee che ne disciplinano le modalità e gli obblighi legali. Tra le principali troviamo

• Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) - D.Lgs. 82/2005: disciplina la digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione e fornisce linee guida per il settore privato.

• Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014): stabilisce le norme per l'identificazione elettronica, le firme digitali e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali in tutta l'Unione Europea.

• Normativa sulla conservazione sostitutiva (DPCM 3 dicembre 2013): definisce le regole per la sostituzione dei documenti cartacei con documenti digitali aventi lo stesso valore legale.

• Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679): stabilisce gli obblighi in materia di protezione dei dati personali nei documenti digitalizzati.

Digitalizzazione e valore legale dei documenti

Affinché un documento digitalizzato abbia pieno valore legale e possa sostituire l'originale cartaceo, deve rispettare determinati requisiti:

1. Firme elettroniche qualificate: l'uso della firma digitale o della firma elettronica avanzata conferisce ai documenti digitali lo stesso valore probatorio di quelli cartacei.

2. Conservazione digitale a norma: i documenti devono essere archiviati secondo le specifiche tecniche previste dalla normativa, utilizzando sistemi di conservazione sostitutiva certificati.

3. Immodificabilità e integrità: la digitalizzazione deve garantire che il documento non possa essere alterato dopo la sua creazione.

4. Tracciabilità e audit trail: devono essere garantiti sistemi che permettano la verifica delle operazioni effettuate sui documenti.

Obblighi per aziende e professionisti

Le aziende e i professionisti che adottano la digitalizzazione devono rispettare alcuni obblighi fondamentali:

• Garantire la conformità normativa attraverso l'uso di strumenti di conservazione digitale certificati.

• Proteggere i dati personali in conformità con il GDPR, assicurando l'adozione di misure di sicurezza adeguate.

• Adottare procedure di conservazione sostitutiva per i documenti fiscali e contabili, come fatture elettroniche e libri contabili.

• Utilizzare firme elettroniche qualificate per garantire l'autenticità dei documenti.

Conclusioni

La digitalizzazione documentale rappresenta un'opportunità per migliorare l'efficienza aziendale, ma deve essere affrontata con consapevolezza e nel rispetto delle normative vigenti. L'adozione di sistemi certificati di conservazione digitale e l'utilizzo di firme elettroniche qualificate sono passi fondamentali per garantire la validità legale dei documenti digitalizzati.

Se la tua azienda sta valutando il passaggio alla digitalizzazione, è essenziale affidarsi a esperti in gestione documentale per evitare rischi e garantire la conformità normativa.