Il documento giusto nel momento giusto può valere migliaia di euro

Quanto vale un documento?

A prima vista potrebbe sembrare una domanda strana. Un contratto, una fattura, una ricevuta, un verbale o una semplice e-mail sono soltanto documenti. Eppure, in determinate circostanze, riuscire a trovare il documento giusto nel momento in cui serve può fare una differenza economica enorme.

Pensiamo a un cliente che contesta una fornitura sostenendo che determinate condizioni non fossero state concordate. Da qualche parte esiste un'offerta firmata nella quale quelle condizioni sono indicate chiaramente.

Oppure a un fornitore che richiede il pagamento di una fattura che l'azienda ritiene di avere già saldato. Esiste certamente una ricevuta del bonifico, ma bisogna trovarla.

O ancora a una contestazione relativa a un lavoro eseguito anni prima. Un verbale, una comunicazione inviata tramite PEC, una fotografia o un rapporto tecnico potrebbero dimostrare esattamente ciò che era accaduto.

In tutti questi casi il valore del documento non è rappresentato dal file in sé.

Il suo valore sta nella possibilità di trovarlo quando serve.

Il problema non è conservare. È ritrovare.

Le aziende producono e ricevono ogni giorno una quantità enorme di informazioni.

Contratti, preventivi, ordini, fatture, documenti di trasporto, e-mail, PEC, rapporti di intervento, certificazioni, verbali, documentazione tecnica, fotografie e moltissimi altri documenti entrano continuamente nell'organizzazione.

La maggior parte viene conservata da qualche parte.

Ed è proprio quel "da qualche parte" che spesso rappresenta il problema.

Un documento può trovarsi sul computer di un dipendente, all'interno di una cartella condivisa, in una casella e-mail, nella PEC, su un NAS, nel gestionale oppure, magari, ancora dentro un faldone.

Finché nessuno ne ha bisogno, tutto sembra funzionare.

Il problema nasce quando qualcuno dice:

"Mi serve quel documento. Adesso."

Quando pochi minuti possono fare la differenza

Immaginiamo un'impresa che debba partecipare a una gara e scopra all'ultimo momento di dover recuperare una determinata certificazione.

Oppure un'azienda sottoposta a un controllo alla quale venga richiesto di produrre documentazione relativa a operazioni effettuate diversi anni prima.

O un'impresa di costruzioni che debba dimostrare che una determinata variante era stata richiesta e approvata dal committente.

O ancora un'azienda che riceva una contestazione da un cliente e debba ricostruire rapidamente l'intera storia di una fornitura: preventivo, ordine, conferma, DDT, fattura, e-mail e comunicazioni successive.

In situazioni del genere, la capacità di recuperare immediatamente la documentazione può evitare contestazioni, ritardi, mancati pagamenti e costi legali.

Ed è qui che un archivio ben organizzato smette di essere semplicemente uno strumento amministrativo e diventa un vero patrimonio aziendale.

"So che ce l'abbiamo da qualche parte"

È probabilmente una delle frasi più pericolose nella gestione delle informazioni aziendali.

"Quel documento ce l'abbiamo sicuramente."

Avere un documento, però, non significa necessariamente essere in grado di utilizzarlo.

Se per trovarlo bisogna chiedere a tre colleghi, cercare in quattro cartelle, controllare centinaia di e-mail e telefonare alla persona che gestiva quella pratica cinque anni prima, quel documento è formalmente conservato, ma operativamente è quasi inutilizzabile.

Il problema diventa ancora più evidente quando il dipendente che conosceva la posizione dei documenti cambia mansione, va in pensione o lascia l'azienda.

Una buona organizzazione documentale deve fare in modo che la conoscenza appartenga all'azienda e non alla memoria delle singole persone.

Il nome del file non basta

Uno degli errori più comuni consiste nel pensare che organizzare un archivio significhi semplicemente creare cartelle e assegnare nomi comprensibili ai file.

È certamente meglio di nulla, ma quando i documenti diventano decine o centinaia di migliaia non è più sufficiente.

Un documento dovrebbe poter essere trovato attraverso le informazioni che lo descrivono.

Un contratto, ad esempio, potrebbe essere ricercato attraverso il cliente, la data, il numero di contratto, l'oggetto, la commessa o il responsabile.

Una fattura attraverso il fornitore, il numero, la data, l'importo o l'ordine al quale è collegata.

Una comunicazione attraverso mittente, destinatario, oggetto, data o pratica di appartenenza.

Queste informazioni sono le chiavi di ricerca, o metadati, e rappresentano uno degli elementi fondamentali di un vero sistema di gestione documentale.

Non devo ricordare dove qualcuno abbia deciso di salvare il documento cinque anni fa.

Devo semplicemente sapere cosa sto cercando.

Il valore delle relazioni tra documenti

C'è poi un livello ancora più interessante.

Molto spesso il singolo documento racconta soltanto una parte della storia.

Un ordine è collegato a un preventivo. Il preventivo può essere collegato a una richiesta del cliente. All'ordine possono seguire uno o più documenti di trasporto, una fattura e successivamente il pagamento.

Allo stesso modo, una pratica può contenere decine o centinaia di documenti prodotti in momenti differenti.

Un sistema documentale permette di ricostruire queste relazioni e di consultare l'intero fascicolo senza dover cercare ogni documento separatamente.

Quando nasce una contestazione, poter ricostruire in pochi secondi la sequenza completa degli eventi può avere un valore enorme.

Trovare il documento corretto, non semplicemente "un" documento

Esiste anche un altro problema spesso sottovalutato: le versioni.

Supponiamo che esistano quattro copie di uno stesso contratto:

Contratto.pdf

Contratto_nuovo.pdf

Contratto_definitivo.pdf

Contratto_definitivo_ultimo.pdf

Qual è quella valida?

Utilizzare accidentalmente una versione precedente può essere persino peggio che non trovare il documento.

Un sistema di gestione documentale può mantenere la cronologia delle versioni e consentire di individuare chiaramente quella corrente, conservando al tempo stesso quelle precedenti.

In questo modo non sappiamo soltanto dove si trova un documento, ma anche qual è quello corretto.

E se servisse un documento di cinque anni fa?

Questo è il vero banco di prova di un archivio.

Trovare il documento prodotto questa mattina è relativamente semplice.

Trovarne uno di cinque, dieci o quindici anni fa è tutta un'altra cosa.

Nel frattempo possono essere cambiati i dipendenti, i computer, i server, i programmi utilizzati e persino l'organizzazione dell'azienda.

Una corretta gestione documentale serve proprio a rendere l'informazione indipendente da questi cambiamenti e a mantenerla accessibile nel tempo, nel rispetto delle regole di conservazione applicabili alle diverse tipologie di documenti.

Dal costo nascosto al vantaggio competitivo

Normalmente, quando si valuta un sistema di gestione documentale, si pensa ai costi più evidenti: carta, toner, faldoni, armadi e spazio occupato dagli archivi.

Sono costi reali, ma probabilmente non sono quelli più importanti.

Il costo maggiore è spesso rappresentato dal tempo delle persone.

Dieci minuti persi per trovare un documento possono sembrare irrilevanti.

Ma moltiplichiamoli per decine di ricerche al giorno, per decine di dipendenti e per centinaia di giornate lavorative.

A questo aggiungiamo il costo degli errori, delle duplicazioni, delle versioni sbagliate, delle informazioni non trovate e delle decisioni prese senza avere immediatamente a disposizione tutta la documentazione necessaria.

Il risultato può diventare sorprendentemente elevato.

E qualche volta il costo di un singolo documento non trovato al momento opportuno può superare quello di anni di gestione dell'intero archivio.

E domani ci sarà anche l'Intelligenza Artificiale

L'arrivo dell'Intelligenza Artificiale rende questo concetto ancora più interessante.

Un archivio correttamente classificato e organizzato può diventare una vera base di conoscenza aziendale.

In futuro — e in parte già oggi — non ci limiteremo più a cercare un documento.

Potremo chiedere al sistema:

"Quali contratti con questo cliente prevedono il rinnovo automatico?"

"Trova tutte le comunicazioni relative alla contestazione della commessa X."

"Riassumi i documenti ricevuti da questo fornitore negli ultimi sei mesi."

"Quali certificazioni relative a questa commessa stanno per scadere?"

La ricerca documentale si trasformerà progressivamente nella ricerca dell'informazione contenuta nei documenti.

Ma perché questo sia possibile occorre partire da una base fondamentale: un patrimonio documentale organizzato, classificato e affidabile.

Conclusioni

Un documento può sembrare poco importante nel momento in cui viene archiviato.

Il suo vero valore potrebbe emergere anni dopo.

Potrebbe dimostrare che un pagamento è stato effettuato, che una condizione era stata concordata, che una comunicazione era stata inviata, che un lavoro era stato autorizzato o che un obbligo era stato rispettato.

In quel momento non sarà importante sapere quanti documenti possiede l'azienda.

Sarà importante trovare quello giusto.

E trovarlo subito.

Perché qualche volta il documento giusto nel momento giusto può davvero valere migliaia di euro.