DOCUMATIC, archiviate e consultate i vostri documenti ovunque voi siate

L’avviamento e l’utilizzo del Sistema di Gestione Informatizzata dei Documenti DOCUMATIC WEB è semplice e immediato

Semplicità dell’avviamento

• All’applicazione si accede inserendo i dati del proprio account (nome utente e password)

• Non è necessario installare nulla, pensiamo a tutto noi: creazione degli account di accesso, personalizzazione della struttura dell’archivio e backup dei dati

• L’applicazione è usufruibile tramite WEB browser da qualsiasi dispositivo fisso o mobile e da qualsiasi sistema operativo (Windows, iOS, Android, …)

• A voi solo il compito di acquisire i documenti

Immediatezza d’uso

• L’acquisizione del documento è semplice come pubblicare un post in un blog o in un social network: si inserisce qualche dato utile per il reperimento del documento e si carica il documento (generalmente un file PDF o un documento Office)

• La ricerca del documento è immediata: si inserisce una parola da trovare o si imposta un criterio di ricerca in una comoda finestra di dialogo

• La navigazione da un documento all’altro è intuitiva: i documenti si sfogliano esattamente come se fossero all’interno di un fascicolo

L’adozione del Sistema di Gestione Informatizzata dei Documenti DOCUMATIC WEB apporta numerosi vantaggi a qualsiasi tipo di organizzazione

Organizzazione e accessibilità

• Facilita l'archiviazione centralizzata dei documenti, facilitando l'organizzazione e l'individuazione delle informazioni.

• Consente il recupero rapido ed efficiente dei documenti tramite le funzioni di ricerca, riducendo il tempo impiegato nella ricerca manuale.

Collaborazione

• Promuove la collaborazione tra i membri del team fornendo una piattaforma centralizzata per la condivisione e la modifica dei documenti.

• Consente la collaborazione in tempo reale sui documenti, favorendo il lavoro di squadra e aumentando la produttività.

Controllo della versione

• Aiuta a mantenere il controllo della versione monitorando le modifiche apportate ai documenti nel tempo.

• Consente la collaborazione in tempo reale sui documenti, favorendo il lavoro di squadra e aumentando la produttività.

Sicurezza e conformità

• Migliora la sicurezza dei documenti attraverso controlli di accesso, crittografia e autorizzazioni utente.

• Facilita la conformità alle normative e agli standard del settore garantendo la corretta gestione e archiviazione delle informazioni sensibili.

Risparmio sui costi

• Riduce la necessità di spazio di archiviazione fisico, carta e costi di stampa promuovendo un ambiente senza carta.

• Riduce al minimo il rischio di documenti persi o smarriti, risparmiando tempo e risorse nel recupero dei documenti.

Automazione del flusso di lavoro

• Semplifica i processi aziendali automatizzando i flussi di lavoro dei documenti, riducendo le attività manuali e gli errori.

• Aumenta l'efficienza automatizzando le attività di routine come approvazioni, notifiche e instradamento dei documenti.

Accesso remoto e mobilità

• Consente agli utenti di accedere ai documenti da qualsiasi luogo, promuovendo il lavoro remoto e la flessibilità.

• Supporta l'accesso mobile, consentendo ai dipendenti di rimanere produttivi mentre sono in movimento.

Backup e ripristino di emergenza

• Facilita backup regolari di documenti critici, garantendo l'integrità dei dati e fornendo un mezzo per il ripristino di emergenza.

• Riduce al minimo il rischio di perdita di dati a causa di eventi imprevisti come guasti hardware o disastri naturali.

Analisi e reporting

• Fornisce informazioni sull'utilizzo dei documenti, aiutando le organizzazioni a capire chi accede ai documenti e come li utilizza.

• Consente un processo decisionale basato sui dati e l'ottimizzazione dei processi di gestione dei documenti.

Sostenibilità ambientale

• Supporta iniziative di sostenibilità riducendo il consumo di carta e promuovendo pratiche eco-compatibili.

• Contribuisce alla responsabilità sociale delle imprese adottando pratiche di gestione dei documenti rispettose dell'ambiente.

IN SINTESI...

L'implementazione di DOCUMATIC WEB contribuisce in modo significativo all'efficienza, alla collaborazione e alla sicurezza complessiva dei processi di gestione delle informazioni di un'organizzazione.

I NOSTRI CLIENTI IDEALI...

• STUDI PROFESSIONALI i cui titolari e loro collaboratori vogliano accedere ai propri documenti in qualsiasi momento e mettere documenti a disposizione dei propri clienti (ogni cliente vede solo i documenti propri)

• PICCOLE E MEDIE AZIENDE che vogliano razionalizzare il processo di archiviazione e distribuzione dei documenti, oltre che assegnare compiti ai propri collaboratori

• ENTI PUBBLICI che vogliano mettere a norma il processo di protocollazione e distribuzione ai responsabili dei documenti in entrata e uscita

• CENTRI SERVIZI che vogliano mettere a disposizione dei propri clienti i documenti da loro digitalizzati fornendo uno strumento di ricerca intuitivo, rapido e sicuro