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DOCUMATIC WEB

I vostri documenti acquisibili in qualsiasi formato e consultabili ovunque, da dispositivo fisso o mobile

DOCUMATIC WEB unisce la semplicità d'uso e le caratteristiche di DOCUMATIC ai vantaggi di un software WEB based.

 

  • Facilità di installazione - Il software WEB based si installa un'unica volta, esclusivamente nel server, e non sulle macchine di tutti coloro che lo utilizzeranno. Nella modalità SaaS, inoltre, non c'è niente da installare, è sufficiente l'account e la password da noi forniti;

  • Usufruibilità - Ovunque ci si trovi basta un computer fisso o un dispositivo mobile connesso a Internet (il software può essere usato anche solamente nella Intranet);

  • Immediatezza di accesso - Per utilizzare il software WEB based è sufficiente accedere tramite l'interfaccia fornita dal browser;

  • Compatibilità - Il software WEB based ha una maggiore compatibilità rispetto alle applicazioni locali. Le tecnologie con il quale è sviluppato sono state studiate per supportare tutti i maggiori sistemi operativi;

  • Minori requisiti di memoria - Il software WEB based utilizza meno memoria rispetto ad una applicazione locale perché è avviato nel server;

  • Sicurezza dei dati - I rischi di perdere i dati a causa di un virus o di un guasto dell'hardware sono ridotti al minimo;

  • Riduzione dei costi - Il software WEB based consente di abbattere i costi di gestione in termini di risparmio sulle licenze d'uso e minori investimenti in costosi hardware;

  • Semplicità di aggiornamento - Il software WEB based è più facile da aggiornare perché installato solamente nel server;

  • Scalabilità - Al crescere delle esigenze operative sarà più facile aggiungere funzionalità o moduli in grado di rispondere alle nuove necessità.

Archiviazione elettronica dei documenti

Grazie a DOCUMATIC WEB è possibile creare, incrementare e consultare gli archivi documentali personali, del proprio Studio / Azienda / Organizzazione o dei propri Clienti (come Centro Servizi) mediante l’utilizzo di un comune browser installato in un computer fisso o in un dispositivo mobile (smartphone, tablet, …).

Fascicolazione

La fascicolazione di un documento rappresenta l’attribuzione dello stesso ad una unità archivistica – “il fascicolo” - che raggruppa un insieme di documenti appartenenti al medesimo procedimento, secondo un nesso di collegamento organico, che renda evidente il legame amministrativo tra di loro, in osservanza al principio di trasparenza amministrativa, sancito dalla Legge 241/90 e riproposto con il D.lgs. 33/2013, che obbliga ogni ente a produrre, conservare e rendere accessibile ai cittadini ed altri utenti informazioni chiare, complete, affidabili ed autentiche sulle sue decisioni e azioni. La corretta fascicolazione dei documenti amministrativi informatici è inoltre indispensabile ai fini dell'invio in conservazione degli stessi, a norma degli artt. 43 e 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005 e s.m. e i.) e delle relative Regole tecniche/linee guida attuative (cfr. DDPCM 3/12/2013 e 13/11/2014).

Gestione della posta elettronica certificata (PEC) e ordinaria (PEO)

Il modulo permette di archiviare ed opzionalmente protocollare i messaggi PEC (singoli o con le relative ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA) o PEO. E' possibile indirizzare i messaggi archiviati a tutti i membri della propria Organizzazione o a singole unità organizzative.

Protocollo informatico dei documenti con conservazione opzionale a norma del Registro Giornaliero

DOCUMATIC WEB è in grado di caricare i documenti digitalizzati da DOCUMATIC SCAN o creati da un qualsiasi altro software  e assegnargli delle chiavi di ricerca utili per il loro successivo reperimento.
La procedura protocolla automaticamente il documento assegnandogli data e numero di protocollo. In seguito sarà possibile trovare il documento sia per data sia per numero oppure impostando uno o più criteri di ricerca sui dati inseriti.

Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il Registro Giornaliero di Protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

In virtù di tale obbligo è possibile attivare il servizio di conservazione a norma del Registro Giornaliero di Protocollo.

Conservazione digitale a norma

La conservazione digitale è l’insieme dei processi volti a garantire la durata nel tempo e la conservazione delle informazioni in formato digitale. La conservazione digitale è definita come tale solo quando è a lungo termine ed è esente da eventuali errori per tutto il periodo in cui l'informazione è conservata. Mentre l’archiviazione elettronica dei documenti è il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (Hard Disk, CD, DVD, …) un documento informatico e i dati ad esso associati, la conservazione digitale dei documenti garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. È un processo successivo all'archiviazione elettronica e sostituisce la conservazione su carta sia dei documenti cartacei all'origine sia dei documenti nativamente digitali. L’archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa e, di solito, è adottata ad uso interno per motivi organizzativi in modo da avere accesso semplice e rapido ai documenti. La conservazione digitale è invece disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione.

Software WEB: Funzionalità
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