DOCUMATIC WEB

I vostri documenti acquisibili in qualsiasi formato e consultabili ovunque, da dispositivo fisso o mobile

DOCUMATIC WEB unisce la semplicità d'uso e le caratteristiche di DOCUMATIC ai vantaggi di un'applicazione WEB.

I vantaggi di un’applicazione WEB sono molti tra i quali:

  • Facilità di installazione - L’applicazione WEB si installa un'unica volta, esclusivamente nel server, e non sulle macchine di tutti coloro che la utilizzeranno. Nella modalità SaaS, inoltre, non c'è niente da installare, è sufficiente l'account e la password da noi forniti;

  • Usufruibilità - Ovunque ci si trovi basta un computer fisso o un dispositivo mobile connesso a Internet (l’applicazione può essere usata anche solamente nella Intranet);

  • Immediatezza di accesso - Per utilizzare un'applicazione WEB è sufficiente accedere tramite l'interfaccia fornita dal browser;

  • Compatibilità - Le applicazioni WEB hanno una maggiore compatibilità rispetto alle applicazioni locali. Le tecnologie con le quali sono sviluppate sono state studiate per supportare tutti i maggiori sistemi operativi;

  • Minori requisiti di memoria - Le applicazioni WEB usano meno memoria RAM rispetto alle applicazioni locali poiché sono avviate nel server;

  • Sicurezza dei dati - I rischi di perdere i dati a causa di un virus o di un guasto dell'hardware sono ridotti al minimo;

  • Riduzione dei costi - Le applicazioni WEB consentono di abbattere i costi di gestione aziendali in termini di risparmio sulle licenze d'uso e minori investimenti in hardware costosi;

  • Semplicità di aggiornamento - Le applicazioni WEB sono più facili da aggiornare perché installate solamente nel server;

  • Scalabilità - Al crescere della vostra azienda, grazie alle caratteristiche dell'applicazione WEB, sarà più facile aggiungere funzionalità o moduli in grado di rispondere alle nuove necessità aziendali.

Archiviazione elettronica

Grazie a DOCUMATIC WEB è possibile creare, incrementare e consultare gli archivi documentali propri, del proprio Studio o Azienda o dei propri Clienti (come Centro Servizi) mediante l’utilizzo di un comune browser installato in un computer fisso o in un dispositivo mobile (smartphone, tablet, …).

Protocollo informatico con conservazione opzionale a norma del Registro Giornaliero

DOCUMATIC WEB è in grado di caricare i documenti digitalizzati da DOCUMATIC SCAN o da creati una qualsiasi altra applicazione ed assegnargli delle chiavi di ricerca utili per il loro successivo reperimento.
La procedura protocolla automaticamente il documento assegnandogli data e numero di protocollo. In seguito sarà possibile trovare il documento sia per data sia per numero, oltre che impostando uno o più criteri di ricerca sui dati inseriti.

Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il Registro Giornaliero di Protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

In virtù di tale obbligo è possibile attivare il servizio di conservazione a norma del Registro Giornaliero di Protocollo.

Conservazione digitale a norma

La conservazione digitale è l’insieme dei processi volti a garantire la durata nel tempo e la conservazione delle informazioni in formato digitale. La conservazione digitale è definita come tale solo quando è a lungo termine ed è esente da eventuali errori per tutto il periodo in cui l'informazione è conservata. Mentre l’archiviazione elettronica dei documenti è il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (Hard Disk, CD, DVD, …) un documento informatico e i dati ad esso associati, la conservazione digitale dei documenti garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. È un processo successivo all'archiviazione elettronica e sostituisce la conservazione su carta sia dei documenti cartacei all'origine sia dei documenti nativamente digitali. L’archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa e, di solito, è adottata ad uso interno per motivi organizzativi in modo da avere accesso semplice e rapido ai documenti. La conservazione digitale è invece disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione.