L’organizzazione dell’archivio documentale

DOCUMATIC organizza i documenti in contenitori virtuali, suddivisi in più livelli, e vi associa schede dati totalmente personalizzabili. Questi dati, o campi chiave, saranno essenziali in seguito per trovare il documento. Il documento può essere trovato definendo un criterio di ricerca su una delle chiavi con cui è stato classificato o su più chiavi contemporaneamente. La ricerca può essere compiuta anche in modo visuale essendo le pagine del documento digitale sfogliabili come quelle del documento fisico.

Le operazioni su documenti

Oltre che visualizzati, i documenti possono essere:

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• Stampati con una qualsiasi stampante collegata al sistema, ottenendo una copia conforme all'originale, come se si stesse usando una fotocopiatrice digitale

• Inviati per posta elettronica utilizzando il gestore di posta del sistema o quello interno di DOCUMATIC

• Esportati utilizzando i formati grafici più diffusi

I fascicoli

DOCUMATIC permette di creare cartelline virtuali (fascicoli) all'interno delle quali è possibile inserire e, quindi, raggruppare tutti i documenti desiderati. Grazie a questa caratteristica è possibile aprire con un semplice click del mouse una serie di documenti senza dover impostare complicati criteri di ricerca.

Azioni, scadenze e iter procedurali

DOCUMATIC permette di associare, ad un fascicolo o ad un singolo documento, uno scadenzario inteso come di una serie di azioni che una o più persone devono portare a termine entro una certa data. Nello scadenzario sarà possibile inserire una singola azione, una serie di azioni assegnate a più utenti o un completo iter procedurale. Si possono anche creare azioni non collegate a fascicoli o documenti o azioni collegate a più fascicoli o documenti.

Protocollo generale, protocolli dipartimentali e protocollo fascicoli

DOCUMATIC permette di assegnare un numero e una data di protocollo ad un documento oltre ad una serie di dati necessari per il suo reperimento, come da norme di legge. Il documento può essere protocollato, indipendentemente, anche da eventuali dipartimenti presenti all'interno dell’azienda o della pubblica amministrazione.

Il modulo Active Documents

Integrato in DOCUMATIC, acquisisce e gestisce i documenti creati da altre applicazioni mantenendo il formato originale (DOC, XLS, PPT, EML, MSG, HTML, …) e/o generando un'anteprima in formato immagine per una consultazione più veloce. Grazie a questo modulo è possibile:

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• Creare un documento secondo modelli prodotti da qualsiasi applicazione Windows

• Gestire le bozze

• Salvare il documento in una cartella definita da utente con il suo nome originale o tenendo conto del tipo di documento, del livello di versione, dell'anno e del numero di protocollo

• Stampare il documento

• Inviare per posta elettronica il documento

• Gestire le versioni

• Generare immagini in sostituzione del documento originario (un driver di stampante virtuale per la creazione di immagini nei formati PDF / TIF / JPG deve essere installato nel sistema).

Il modulo Print & Save

Grazie a questo modulo è possibile archiviare i documenti semplicemente stampandoli. Completo di driver per stampante virtuale è il software ideale se si vuole archiviare direttamente un documento elettronico, quindi non cartaceo, senza doverlo stampare e passare allo scanner, risparmiando di conseguenza una notevole quantità di carta.

Altri moduli

Altri moduli estendono le possibilità di DOCUMATIC. Tra questi DOCUMATIC ADVANCED PDF (per la creazione di documenti in formato PDF/A, formato per l'archiviazione nel lungo periodo dei documenti elettronici), DOCUMATIC BARCODE (per il riconoscimento dei codici a barre stampati sui documenti),, DOCUMATIC OCR (per il riconoscimento ottico dei caratteri), DOCUMATIC SPOOL (per l’estrazione e l'archiviazione automatica di documenti contenuti in file di spool in formato PDF standard).